Työntekijärekisteri tietosuojaseloste

Tämä on Sivina Oy:n konsernin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.5.2018, tarkistettu viimeksi 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Sivina Oy
Y-tunnus: 1107302-9
Osoite: Vitikka 4, 02630 Espoo
Puhelin: 029 000 1113
www.sivina.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava
Toimitusjohtaja Pasi Pietilä, pasi.pietila@sivina.fi, puh. 0500 620 672

3. Rekisterin nimi
Sivina Oy:n konsernin työntekijärekisteri

4. Rekisteröidyt henkilöt
Sivina Oy:n konsernin työntekijät

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sivina Oy:n konsernin työntekijöiden työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoito.

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilötunnus)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja arvioitu päättymispäivämäärä)
  • palkanlaskentaan liittyvät perustiedot
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut ym.
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot

7. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti:

  • palvelussuhteen tai muun asiallisen syyn perusteella ja konsernin sisällä konsernin työntekijöitä koskevien tietojen osalta
  • käsittelyn ollessa tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten

8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eikä rekisterissä käytetä säännönmukaisia tietolähteitä. Rekisteriin voi tulla tietoja myös palkanmaksuun liittyvistä yhteistyökumppaneista, kuten ay-liikkeiltä.

9. Henkilötietojen säilytys
Sivina Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja vastaaville.

11. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12.  Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Rekisterin suojaus

Manuaalinen eli paperinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen siihen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Digitaalisesti tallennetut tiedot: Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot pidetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että IT-järjestelmään, kuten LikeIT:iin, tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja heitä sitoo salassapitosopimus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
IT-järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu asiallisella palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla. Työntekijöiden terveydentilaa koskevat ja arkaluontoiset tiedot, kuten henkilöllisyystunnukset, säilytetään erillään muista henkilötiedoista.

14. Työntekijätietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla.

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan.

Rekisterinpitäjä antaa em. tiedot pyydettäessä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti erillisenä dokumenttina ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle osoitteeseen:

Sivina Oy:n toimitusjohtajalle Pasi Pietilä, Vitikka 4, 02630 Espoo Tai sähköpostitse osoitteeseen: pasi.pietila(at)sivina.fi
Tarkastuspyytäjän on todistettava henkilöllisyytensä tarkastusta pyytäessä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen palkat@sivina.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpito- ja palkka-aineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi palkanlaskentaan liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. työsuhteeseen, asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html