Asiakasrekisteri – tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Sivina Oy

Yhteystiedot:
Vitikka 4
02630 Espoo

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sivina Oy / Pietilä Pasi
Vitikka 4
02630 Espoo
0500 620672
pasi.pietila@sivina.fi

3. Rekisterin nimi

Sivina Oy:n konsernin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on Sivina Oy:n ja asiakkaan tai yhteistyökumppanin asiakassuhde, toimeksianto, asiakkaan myöntämä suostumus henkilötietojen käsittelyyn tai työnhakuun liittyvät lomaketiedot.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • palveluiden ja tuotteiden suunnittelu, tarjoaminen, tuottaminen ja palveluista kertominen.
  • Asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja asiakaspalvelu.
  • Asiakkaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu sekä sen toteuttaminen, järjestäminen ja
  • Sivina Oy:n toiminnan, palvelun ja asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Tilastollisiin tarkoituksiin

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Sivina Oy:n asiakkaana sillä hetkellä olevan tai aiemmin olleen henkilön perustiedot, kuten  nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero.

Sivina Oy:n sopimusasiakkaiden asiakkuussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, palvelun tuottamisessa huomioitavat asiat, asiakkaan ja muiden osapuolten välinen yhteydenpito, markkinointiluvat – ja kiellot.

Sivina Oy:n asiakkaana olevan potilaan hoitosuhteeseen liittyvät merkittävät tiedot, kuten sairauskertomustiedot, asiakkaan omaisen nimi ja yhteystiedot, laboratorio- ja tutkimustiedot ja lääkehoitoon liittyvät tiedot.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen pasi.pietila@sivina.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää esimerkiksi kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja  saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • rekisteröidyltä itseltään verkkolomakkeen kautta
  • Palvelun ja hoidon aikana saadut ja syntyneet tiedot
  • asiakkaan nimeämältä lähiomaiselta, asiakkaan lailliselta edunvalvojalta

Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Sivina Oy:n yhteistyökumppaneiden toimittamia tietoja

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Sivina Oy:n ulkopuolelle.

8. Käsittelyn kesto

Sivina Oy:n säilyttää henkilötietoja rekisterissä, kunnes peruste henkilötietojen säilömiselle loppuu.

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin rekisteröidyllä on sopimus Sivina Oy:n kanssa
  • Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin työsuhde on voimassa ja laki sitä velvoittaa
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Sivina Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (esimerkiksi IT-tuki, kirjanpito) jolloin Sivina takaa  sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Sivina Oy:n työntekijät, salassapitosopimuksella sidotut ammatinharjoittajat tai yhteistyökumppanin alaiset, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja, ja joita sitoo erillinen tietosuojavaatimus.

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurein, salasanoin ja esimerkiksi keskitetyllä käyttöoikeuksien myöntämisellä ja käytön valvonnalla.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittelyssä Sivina Oy voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen / päivittäminen

Sivina Oy voi tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintansa taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun Sivina Oy:n on julkaissut päivitetyn tietosuojaselosteen. Tietosuojaselosteen sisältöön kannattaa tutustua säännöllisin väliajoin.